Reconstrucción de libros de contabilidad en caso de pérdida, extravío o destrucción

La legislación comercial y contable vigente en Colombia contempla que todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, de acuerdo con las disposiciones estipuladas en el Código de Comercio y demás normas aplicables sobre la materia, por ejemplo, el Decreto 2649 de 1993 (Reglamento Contable).

En este sentido, mediante el artículo 49 del Código de Comercio se precisó que la contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expida el Gobierno. Asimismo, la legislación comercial consagró que dichos libros contables han de conservarse por un lapso de tiempo con el fin de que sirvan de soporte por las transacciones y hechos económicos realizados por el ente económico en el ejercicio de su actividad mercantil. (Tachado fuera de texto, el artículo 175 del Decreto 19 de 2012 eliminó la obligación del registro de libros de contabilidad)

De acuerdo con la Orientación Profesional No. 5 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública - CTCP, por los libros de contabilidad se entienden los documentos donde se registran las transacciones y situaciones con valor monetario sucedidas en los entes económicos y que serán el fundamento de los estados financieros, como quiera que sus saldos y las operaciones registrada son la fuente para su elaboración.

Lo anterior se basa en el artículo 125 del Decreto 2649 de 1933 que señala que los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes.

Ahora bien, sabiendo la importancia de los libros de contabilidad respecto al registro de todas las operaciones comerciales, contables y financieras del ente económico, y que son fundamento para la elaboración de los estados financieros, ¿Qué pasaría si dichos libros no están disponibles producto de una pérdida, extravío o destrucción de los mismos?

Reconstrucción de libros de contabilidad

La pregunta anterior nos pone de manifiesto que los libros de contabilidad de una empresa no están ajenos a eventos de fuerza mayor u otras situaciones que puedan producir una pérdida, extravío o destrucción de los mismos; por lo tanto, en caso de que sucedan, está el riesgo de que la información contable del ente económico carezca de veracidad por falta de los soportes que la originaron.

Sobre estos casos en mención, la ley precisó un procedimiento a seguir con el fin de poder reconstruir dichos libros, y por ende, la información contable. Sobre éste, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, en la Orientación Profesional en mención, nos brinda algunas pautas al respecto; sin embargo, recientemente, según Concepto No. 2013-291 del 23 de octubre de 2013, el CTCP atendiendo una consulta de una ciudadana sobre cuál es el procedimiento para dar solución a un problema contable que presenta una empresa debido a que ésta no cuenta con los libros oficiales debido a una pérdida de los mismos, conceptúa:

“De acuerdo con la información suministrada por la consultante, para responder las preguntas 1, 2 y 5 se debe observar el artículo 135 del Decreto 2649 de 1993:

PÉRDIDA Y RECONSTRUCCIÓN DE LOS LIBROS. El ente económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso.

Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes.

Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.

Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición.

Por lo anterior, en caso de la pérdida de los libros de contabilidad de una empresa, se debe proceder a su reconstrucción, dentro de los plazos estipulados y según los requisitos fijados por la normatividad vigente.”

Como se puede apreciar, el procedimiento señalado en el artículo 135 del Decreto 2649 de 1993, estipula que en caso de pérdida, extravío o destrucción de sus libros, la empresa deberá: i) realizar la respectiva denuncia ante las autoridades competentes por la pérdida, extravío, destrucción, y ii) reconstruir, dentro de los seis (6) meses siguientes a la ocurrencia del hecho, los libros de contabilidad basados en la información interna de la entidad (comprobantes de contabilidad, declaraciones tributarias, estados financieros certificados, informes de terceros, otros soportes de origen interno) y/o soportes de origen externo facilitados por terceros. Cuando no se obtengan los documentos necesarios e indispensables para reconstruir la contabilidad, el ente económico, el comerciante o el afectado, debe hacer un inventario general a la fecha de la ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.

Elkin Cruz Torrado

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